Kantoortuin: 5 mythes + hoe het echt zit

kantoortuin

Talloze onderzoeken zeggen het: de kantoortuin is een slechte werkplek. Waarom zijn kantoortuinen dan toch zo populair bij bedrijven? 5 mythes, plus hoe het echt zit.

Mythe #1: “Een kantoortuin bespaart kosten.”

Je hoort het ze niet gauw hardop zeggen, maar veel bedrijven kiezen voor een kantoortuin om kosten te besparen. Muren nemen ruimte in beslag en elke vierkante meter kost geld. Sloop de muren en je kunt zoveel mogelijk werknemers onderbrengen tegen een zo laag mogelijke huur.

Een lagere huur klinkt aantrekkelijk. Maar bedrijven beseffen niet welke prijs ze daar uiteindelijk voor betalen. Onderzoekers concluderen namelijk keer op keer dat werknemers veel last ondervinden van het alomtegenwoordige lawaai en het gebrek aan privacy in de kantoortuin. Dat is niet alleen vervelend voor het personeel, maar het kost het bedrijf ook geld.

Een kantoortuin zorgt voor afleiding en meer zieke werknemers

De schattingen over productiviteitsverlies door de voortdurende afleiding lopen uiteen. Een gematigde schatting gaat uit van 86 minuten per werknemer per dag. Een andere schatting zegt dat 28% van de werktijd verloren gaat aan onderbrekingen. Bovendien maken afgeleide werknemers 50% meer fouten en doen ze twee keer langer over een taak.

Ook de verzuimcijfers liegen er niet om. Medewerkers in een kantoortuin ervaren aanzienlijk meer stress en hebben 62% meer ziektedagen dan werknemers die in afzondering kunnen werken.

Kort gezegd: bedrijven met een kantoortuin leveren minder en slechter werk af, en ze betalen zich onnodig blauw aan verzuimkosten. Een kantoortuin is dus niet goedkoop, het is peperduur!

Mythe #2: “Een kantoortuin zorgt voor betere samenwerking.”

Een veelgehoord argument om te kiezen voor de kantoortuin is dat het zou zorgen voor een betere samenwerking tussen collega’s. Zet mensen samen in één ruimte en ze moeten wel tot gemeenschappelijke successen komen.

Maar dat je dicht bij elkaar zit, wil nog niet zeggen dat je ook beter samenwerkt. Integendeel: de hele dag verplicht op elkaars lip zitten, is het perfecte recept voor stress en conflicten. Luidruchtige collega’s, voortdurend aan je jasje worden getrokken, ruzies over de stand van de verwarming: ze komen in vrijwel elke kantoortuin voor.

Ook de communicatie tussen collega’s lijdt eronder. Natuurlijk, omdat je zo dicht op elkaar zit, kun je iemand snel aanspreken. Maar omdat privacy in kantoortuinen niet bestaat, is elk gesprek per definitie openbaar.

Dat is niet alleen hinderlijk voor de aanwezigen die geconcentreerd willen werken, maar ook vervelend voor de sprekers. Zij weten dat er altijd wel een paar extra oren meeluisteren en passen hun gesprek daarop aan. De kantoortuin leidt dus niet tot spontane of diepgaande interacties; het ontmoedigt ze zelfs.

Medewerkers in open kantoren zijn minder tevreden over de communicatie met collega’s

In 2018 vergeleken onderzoekers van de Harvard-universiteit het gedrag van een groep werknemers vóór en na de verhuizing naar een kantoortuin. Wat bleek? De werknemers besteedden op hun nieuwe werkplek 72% minder tijd aan persoonlijke gesprekken. Wel gingen ze meer mailen en chatten. Maar dat deden ze niet met iedereen, ze communiceerden met sommige teamgenoten gewoon minder. Door elkaar in real life te negeren, probeerden medewerkers de privacy te herwinnen die ze bij de verhuizing naar de kantoortuin hadden moeten opgeven.

Een andere groep wetenschappers onderzocht de werkomgeving van 40.000 medewerkers en keek daarbij naar de tevredenheid over de sociale contacten. Ook nu waren de resultaten glashelder. Degenen die konden werken in een eigen kantoortje waren meer tevreden over de interactie met collega’s dan zij die moesten werken in een kantoortuin.

Bedrijven die willen dat hun medewerkers beter gaan samenwerken, doen er dus goed aan om vandaag nog beschutte werkplekken te maken.

Mythe #3: “Een zichtbare werknemer is een hardwerkende werknemer.”

Zo’n 200 jaar geleden voltrok zich een revolutie in de architectuur. Men ontdekte dat je gevangenissen, ziekenhuizen, scholen en fabrieken zó kan inrichten dat (bijna) iedereen in het gebouw altijd zichtbaar is. Je noemt zo’n gebouw een panopticum.

Het idee achter het panopticum is dat zichtbaarheid leidt tot meer controle. En meer controle zou weer leiden tot minder fouten, minder corruptie en minder luiheid. Je kunt je voorstellen dat het voor een gevangenisbewaarder of arts reuze makkelijk is om in één oogopslag te zien waar de gevangenen of patiënten zich bevinden. Dan kun je ze beter in de gaten houden en – als dat nodig is – ingrijpen.

Een kantoortuin biedt geen garantie voor hard werken

De kantoortuin is ook een panopticum. Zet alle medewerkers in één grote ruimte en je kunt zien wat ze doen. Toch biedt de afwezigheid van muren geen enkele garantie dat het werk goed wordt gedaan. Ook in de kantoortuin kunnen werknemers hun tijd verdoen met koffiedrinken of stiekem facebooken.

Sterker nog: het gebrek aan privacy blijkt toneelstukjes in de hand te werken. Mensen gaan doen alsof ze hard werken. Maar of ze daardoor ook echt betere prestaties leveren?

Mythe #4: “De kantoortuin is een broedplaats voor creatieve ideeën.”

De kantoortuin zou een dynamische plek zijn waar je voortdurend wordt gevoed met creatieve ideeën. Ik moet bekennen dat ik dit ook jarenlang heb gedacht, mede doordat hippe tech-bedrijven als Facebook en Google prat gaan op hun reusachtige kantoorruimtes.

Toch kunnen ook hippe tech-bedrijven het fout hebben. Zeker, een gesprekje kan je soms op een nieuw idee brengen. En als je bent vastgelopen, kan het soms handig zijn om een collega om advies te vragen.

Voor creativiteit is (ook) rust nodig

Maar die gesprekken zijn slechts (kortstondige) momenten in het creatieve proces. Je hoeft niet voortdurend op elkaars lip te zitten om tot een goed resultaat te komen. Integendeel. Studies laten zien dat mensen creatiever zijn als ze privacy hebben en niet voortdurend onderbroken worden. Logisch: als je collega’s je elk uur meermaals onderbreken, dan komt er van het echte denkwerk niets terecht.

Onderzoekers van de Cornell-universiteit stelden een groep mensen 3 uur lang bloot aan het gebruikelijke geluid van een kantoortuin. Na afloop bleken de proefpersonen niet alleen meer gestrest te zijn, maar ze deden ook minder moeite om puzzels op te lossen dan wanneer ze in een rustige omgeving hadden gezeten. Met andere woorden: het open kantoor maakte ze minder gemotiveerd en minder creatief.

Als je een omgeving zoekt die de creativiteit stimuleert, dan kun je de kantoortuin dus maar beter zo veel mogelijk vermijden.

Mythe #5: “Problemen in de kantoortuin? Die fixen we wel.”

Sommige mensen zeggen dat je met wat simpele trucs het open kantoor kunt omtoveren tot een paradijs van productiviteit. Maar laten we eerlijk zijn: die trucs werken gewoon niet.

Zo worden er geluidsabsorberende panelen opgehangen en er wordt zachte vloerbedekking gelegd om het lawaai te beperken. Maar iedereen die ooit in een open kantoor heeft gezeten, weet dat de collega die op 3 meter afstand zit te bellen onverminderd luid hoorbaar is.

Er worden halfhoge schermen geplaatst en glazen muren aangebracht, maar je kunt elkaar nog altijd in de ogen kijken.

Gedragsregels die de rust in de kantoortuin moeten bewaren? Je kunt onmogelijk verwachten dat mensen – dag in dag uit – 8 uur lang muisstil en onzichtbaar zijn in elkaars aanwezigheid. Dat zou al een dagtaak op zich zijn, laat staan dat je aan werken toekomt.

Dan zijn er nog de beruchte noise cancelling headphones. Werknemers die gezond en productief willen blijven, krijgen het advies om hun oren dicht te stoppen. Maar koptelefoons houden alleen lawaai tegen (en zelfs dat doen ze niet altijd even goed). Visuele prikkels blijven binnenkomen, om over de lucht van de lunch van je buurman nog maar te zwijgen.

De oplossing: een breed scala aan ruimtes

Gelukkig bestaat er een prima alternatief voor de kantoortuin. En dat betekent echt niet dat we ons voortdurend thuis of in privékantoren hoeven op te sluiten.

De oplossing? Het aanbieden van een mix van ruimtes. Iedereen kan dan de plek opzoeken waar hij of zij op dat moment behoefte aan heeft. Denk bijvoorbeeld aan:

  • grotere ruimtes waar je met collega’s aan een taak kunt werken;
  • een gezellige koffiehoek waar je kunt overleggen;
  • voldoende (!) beschutte kantoortjes waar je in alle rust je denkwerk kunt doen.

Zo’n breed scala aan ruimtes levert veel op: meer tevredenheid, meer productiviteit, betere samenwerking, meer creativiteit en minder verzuim. Iedereen wint als we inzetten op zo’n werkomgeving!

Laatste versie: 25 februari 2020.